Quindi hai fatto il passaggio da un foglio di calcolo a un database. Hai impostato le tue tabelle e trasferito accuratamente tutti i tuoi preziosi dati. Fai una meritata pausa, siediti e guarda i tavoli che hai creato. Aspetta un attimo - sembrano stranamente familiari ai fogli di calcolo che hai appena rinnegato. Hai appena reinventato la ruota? Qual è la differenza tra un foglio di calcolo e un database comunque?
Uno dei principali vantaggi dei database come Microsoft Access è la loro capacità di mantenere le relazioni tra diverse tabelle di dati. La potenza di un database consente di correlare i dati in molti modi e garantire la coerenza (o integrità referenziale ) di questi dati da una tabella all'altra. In questo articolo, daremo un'occhiata al processo di creazione di una relazione semplice utilizzando un database di Microsoft Access.
Immagina un piccolo database che abbiamo creato per Acme Widget Company. Vogliamo monitorare sia i nostri dipendenti che i nostri ordini dei clienti. Potremmo utilizzare una tabella che contiene una tabella per i dipendenti con i seguenti campi:
- ID dell'impiegato (chiave primaria)
- Nome di battesimo
- Cognome
- Estensione
- Stipendio
- Manager
Potremmo quindi avere una seconda tabella contenente gli ordini presi dai nostri dipendenti. Quella tabella degli ordini potrebbe contenere i seguenti campi:
- ID ordine (chiave primaria)
- identificativo del cliente
- Numero Identità dell'impiegato
- Numero identificativo dell'oggetto
- Quantità
Si noti che ogni ordine è associato a un dipendente specifico. Questa sovrapposizione di informazioni presenta la situazione perfetta per l'uso di una relazione di database. Insieme creeremo una relazione Chiave esterna che indica al database che la colonna EmployeeID nella tabella Ordini corrisponde alla colonna EmployeeID nella tabella Impiegati.
Una volta stabilita la relazione, abbiamo attivato un potente set di funzionalità in Microsoft Access. Il database assicurerà che solo i valori corrispondenti a un impiegato valido (come elencato nella tabella Impiegati) possano essere inseriti nella tabella Ordini. Inoltre, abbiamo la possibilità di istruire il database per rimuovere tutti gli ordini associati a un dipendente quando il dipendente viene eliminato dalla tabella Impiegati.
Ecco come andiamo a creare la relazione in Access 2013:
- Dalla scheda Strumenti database sulla barra multifunzione, fare clic su Relazioni.
- Evidenzia la prima tabella in cui vuoi fare parte della relazione (Dipendenti) e fai clic su Aggiungi.
- Ripetere il passaggio 2 per la seconda tabella (ordini).
- Fai clic sul pulsante di chiusura. Ora dovresti vedere le due tabelle nella finestra Relazioni.
- Fai clic sul pulsante Modifica relazioni nella barra multifunzione.
- Fai clic sul pulsante Crea nuovo.
- Nella finestra Crea nuovo, selezionare Dipendenti come Nome tabella di sinistra e Ordini come Nome tabella di destra.
- Scegli EmployeeID come Nome colonna sinistra e Nome colonna destra.
- Fare clic su OK per chiudere la finestra Crea nuovo.
- Utilizzare la casella di spunta nella finestra Modifica relazioni per scegliere se imporre l'Integrità referenziale. Nella maggior parte dei casi, dovrai selezionare questa opzione. Questo è il vero potere di una relazione: garantisce che i nuovi record nella tabella Ordini contengano solo gli ID dei dipendenti validi dalla tabella Impiegati.
- Noterai anche altre due opzioni qui. L'opzione "Campi relativi all'aggiornamento in cascata" garantisce che se un EmployeeID cambia nella tabella Impiegati che cambia viene propagato a tutti i record correlati nella tabella Ordini. Allo stesso modo, l'opzione "Elimina record correlati in cascata" rimuove tutti i record relativi agli ordini quando viene rimosso un record dipendente. L'uso di queste opzioni dipenderà dai particolari requisiti del tuo database. In questo esempio, non utilizzeremo nessuno dei due.
- Fai clic su Inserisci tipo per vedere le tre opzioni disponibili. Se hai familiarità con SQL, potresti notare che la prima opzione corrisponde a un join interno, il secondo a un join esterno sinistro e l'ultimo a un join esterno destro. Useremo un join interno per il nostro esempio.
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- Includere solo le righe in cui i campi uniti di entrambe le tabelle sono uguali.
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- Includi TUTTI i record di "Dipendenti" e solo i record di "Ordini" in cui i campi uniti sono uguali.
- Includere TUTTI i record da "Ordini" e solo i record di "Dipendenti" in cui i campi uniti sono uguali.
- Fare clic su OK per chiudere la finestra Join Properties.
- Fare clic su Crea per chiudere la finestra Modifica relazioni.
- Ora dovresti vedere un diagramma che mostra la relazione tra le due tabelle.
