Se hai mai lavorato in un ufficio, sai che le riunioni sono la pecora nera delle attività lavorative. Amiamo odiarli e ci sforziamo di eliminarli per sempre, eppure continuiamo ad averli, ancora e ancora finché non ci troviamo a chiederci perché ci passiamo così tanto tempo.
Ognuno ha i suoi segreti per navigare nel difficile panorama degli incontri (e alcuni sono migliori di altri).
Quindi, ho arrotondato le strategie per ridurre il carico delle riunioni (e aumentare la produttività) da quattro leader aziendali di successo. Chissà, potresti essere in grado di provare una di queste tattiche nel tuo ufficio!
1. Creazione di intervalli di tempo "Nessuna riunione"
Questo è il trucco più antico e semplice del libro, per chiunque abbia difficoltà a programmare un lavoro a testa in giù.
Ed ha funzionato per Andrew Fingerman, CEO di PhotoShelter:
“Per poco più di un anno, ho rifiutato di tenere riunioni prima di mezzogiorno. L'impatto sulla mia produttività è stato sorprendente. Come qualcuno che ha anche l'ADHD, ho scoperto che la mattina è indispensabile per il lavoro che richiede il mio più alto livello di pensiero critico. Quindi, se qualcuno ha un disperato bisogno di incontrarmi al mattino, quasi sempre mi rifiuto e chiedo invece se possiamo scegliere un orario nel pomeriggio. L'unica condizione su cui griderò è se l'incontro si allinea perfettamente con le mie massime priorità. "
In The Muse, abbiamo adottato una strategia simile implementando "Mercoledì vincente", in cui, dalle 9:00 alle 13:00 di mercoledì, nessuno in azienda è autorizzato a pianificare riunioni.
"Le lamentele più comuni erano che le persone non avevano abbastanza tempo per pensare perché le riunioni si interrompevano così frequentemente", afferma il nostro vicepresidente di People and Talent, Toni Thompson. "Ci sono un paio di incontri che le persone mi hanno detto che non possono fermarsi, ma se lo sforzo riduce anche il 70% delle riunioni improduttive e sostituisce quelle con molta produttività, creatività e sanità mentale dei dipendenti, ne vale la pena."
2. Riunioni solo un giorno alla settimana
Mattan Griffel è cofondatore e CEO di One Month. Per risolvere i propri problemi di riunione, decise che invece di bloccare determinate volte, avrebbe bloccato ogni giorno tranne uno.
Contrariamente al sistema di The Muse, Griffel tiene riunioni solo il mercoledì: “Non me ne occupo molto. Se qualcuno chiede di prendere un caffè martedì, chiederò se invece mercoledì funziona. Se quel mercoledì è al completo, chiederò il mercoledì successivo (a volte devo prenotare due o tre mercoledì in uscita) ", dice in un recente articolo di Forbes . Sorprendentemente semplice, vero?
Il risultato, ha scoperto, non è solo un enorme periodo di tempo per concentrarsi su altri compiti, ma che "obbligare le persone ad aspettare fino a mercoledì spesso filtrerà le riunioni non importanti. Eliminerà le persone che vogliono un po 'del tuo tempo ma non sono disposte ad aspettare o a lavorare secondo i tuoi programmi. È fantastico per me, dato che non voglio incontrare comunque quelle persone. ”
3. Rivisitare il calendario regolarmente
"Abbiamo rivalutato regolarmente le riunioni su base trimestrale per rielaborare i programmi delle riunioni, ove necessario", afferma Dinah Alobeid, direttore delle comunicazioni presso la Serra. Ciò significa che in ogni trimestre, tutti i membri dell'azienda guardano il loro calendario e decidono se determinate discussioni possono essere spostate su un altro canale.
Puoi farlo facilmente con il tuo programma. Per aiutare a restringere le riunioni che si verificano e non si verificano, Alobeid suggerisce di ridurre il lasso di tempo: “Inizia con riunioni di 30 minuti e riducile a 20 minuti quando possibile; lo stesso vale per 60 minuti, perché non provarne 45? ”Potresti scoprire di poter fare altrettanto in un tempo più breve, se non tramite un'e-mail o un documento Google.
Inoltre, dice: "Trascorri del tempo lunedì a mappare ciò che vuoi realizzare questa settimana e quali riunioni devono accadere per portare a termine il lavoro e portare avanti determinati progetti". Se non si sentono in linea con le tue priorità, rimuovi loro.
4. Tenere una riunione di eliminazione
Alex Villa, Chief Operating Officer di Healthify, porta avanti quanto sopra organizzando un "incontro di eliminazione" presso la sua azienda:
"Questo è un momento specifico ogni sei o nove mesi in cui eliminiamo il 100% delle riunioni ricorrenti e istituiscono le regole con le quali possono essere aggiunte."
Quindi, cosa costituisce esattamente riportare un appuntamento nel calendario per Villa e il suo team? "Per riunioni non ricorrenti e rivolte al cliente, puoi tenere o eliminare la riunione a tua discrezione. Le riunioni eliminate non possono essere aggiunte per almeno due settimane. Dopo quelle due settimane, puoi aggiungere la riunione solo se la maggioranza dei partecipanti chiede in modo proattivo che venga riportata (è vietato fare pressioni per le tue riunioni!) ”
La risposta alla sua compagnia è stata incredibilmente positiva, nonostante fosse una richiesta così intimidatoria: “Tutti la adorano e non vedono l'ora di cancellare tutto. Senza riconoscere il problema, inizi ad avere la situazione imbarazzante di nessuno che vuole essere quello che dice: "Questo incontro non è utile, possiamo semplicemente annullarlo?" Alla fine passiamo attraverso cicli di prestazioni ottimali in cui le persone trovano un buon equilibrio tra la capacità di collaborare e il tempo di svolgere il proprio lavoro individuale ".
Sebbene coinvolgere tutti i membri del tuo team con questo piano possa essere difficile, vale la pena testarlo per riunioni più piccole. Parla con i tuoi colleghi della rimozione di eventuali check-in non urgenti per un paio di settimane e vedi se influisce negativamente sul tuo lavoro.
Risolvere il sovraccarico della riunione si riduce in realtà alla definizione delle priorità del carico di lavoro, motivo per cui le strategie di cui sopra sono così efficaci.
