Non ti conosco, ma a volte mi sveglio e mi sento come se trascorressi la giornata cercando di non affogare nella mia casella di posta. Ovviamente, questo non è un problema solo per me; quasi tutti i professionisti che conosco hanno difficoltà a superare i propri messaggi.
Ci sono alcune buone notizie, però: ci sono sicuramente modi per rendere la tua casella di posta più gestibile e per trovarne alcune sono andato direttamente dagli esperti. Di seguito sono riportate le abitudini che cinque delle persone più indaffarate al mondo usano per conquistare le loro e-mail. Scopri quali puoi iniziare a utilizzare per migliorare la tua strategia.
1. Rispondono rapidamente
Eric Schmidt, il presidente esecutivo di Google, ha alcuni consigli apparentemente controintuitivi: rispondi rapidamente alle e-mail nella tua casella di posta. Spiega la sua logica per farlo su VentureBeat :
Ci sono persone sulle quali si può fare affidamento per rispondere prontamente alle e-mail e coloro che non possono farlo. Sforzati di essere uno dei primi. La maggior parte delle persone migliori e più occupate che conosciamo agiscono rapidamente sulle loro e-mail, non solo per noi o per alcuni mittenti selezionati, ma per tutti.
Sebbene non sia necessario rispondere a tutte le e-mail entro tre minuti dalla sua comparsa nella posta in arrivo, prendere nota di quanto tempo impiegherebbe davvero. Se ritieni che un messaggio richieda solo una risposta di 30 secondi o due parole, rispondi semplicemente mentre lo leggi. Se richiederà una risposta più lunga, invia una breve e-mail per far sapere alla persona che l'hai vista e quando risponderai. Riceverai immediatamente alcuni riconoscimenti per la tua rispetto e attenzione.
2. Fanno l'e-mail divertente
L'ex dirigente di Facebook e fondatore della società di media Randi Zuckerberg ha alcuni consigli via e-mail che ti faranno venire voglia di scoppiare patatine e guacamole: organizza una festa di compensazione in arrivo con alcuni dei tuoi colleghi o amici.
Tira fuori il vino, lancia una fantastica playlist, sfogati su come odi annegare nell'e-mail e poi concentra le prossime ore sulla cancellazione di quanti più messaggi possibili, mentre condividi messaggi divertenti che trovi o suggerimenti pro che scopri lungo la strada.
Passare attraverso la posta in arrivo non deve essere fatto in silenzio in ufficio da soli; in realtà può essere un'esperienza stranamente collettiva che potenzialmente unisce te e i tuoi colleghi (perché chi non ama odiare le e-mail?).
Oh, e ovviamente salta l'alcool se in realtà stai pensando di rispondere ai messaggi e non li stai semplicemente gettando nella spazzatura. Oppure, segui il consiglio di Jen Dziura e scrivi alcune delle tue e-mail più difficili mentre sei alticcio, ma poi salvale come bozze e rileggile il giorno successivo prima di premere "invia".
3. Pianificano il tempo "No Email"
Prendi una pagina dal playbook di uno dei leader del mondo libero, Barack Obama: il tuo tempo personale è sacro, quindi non spenderlo per sempre in una missione per arrivare alla casella zero. Come riportato da 99U:
Il presidente ha tre momenti nel suo programma che sono senza dubbio suoi: l'allenamento mattutino, la cena con le sue figlie e la notte dopo che la sua famiglia si addormenta.
Mentre può sembrare facile spremere solo un'altra e-mail durante le ore di inattività, prendere l'abitudine di dire di no. Ci saranno sempre e-mail a cui rispondere e le persone che affermano che i loro messaggi sono urgenti o importanti. Tracciare quella linea significa che sarai più produttivo quando devi effettivamente iniziare a lavorare.
4. Lo usano per organizzarsi
Anche se non consiglierei necessariamente di usare la tua casella di posta come elenco di cose da fare, la fondatrice di LearnVest Alexa von Tobel ha un'eccezione a questa regola che ha condiviso con Lifehacker:
Ho anche l'abitudine di mandarmi delle note via e-mail, dal momento che vivo nella mia casella di posta. La domenica sera mi siedo e faccio una lista di tutto ciò che deve accadere la settimana successiva. Mi sparo un'e-mail in modo da poter dormire più facilmente (le cose da fare sono fuori di testa) e posso stare certo sapendo che l'elenco mi aspetterà in mattinata.
Facendo la tua lista di cose da fare quando hai ancora tutto in mente (invece che al mattino quando sei assonnato o intontito), liberi un'altra parte della giornata da dedicare a progetti reali invece di pianificare ciò che " stai per fare.
5. Ottengono un vantaggio la mattina
Numerose persone impegnate, come il CEO di AOL Tim Armstrong e il CEO di Virgin Money, Jayne-Anne Gadhia, iniziano le loro giornate passando attraverso le loro caselle di posta. Gadhia ha buone ragioni per farlo:
La prima cosa che faccio è guardare le mie e-mail e rispondere a qualsiasi eccezionale. Non sopporto di non averlo fatto!
Ovviamente dovrai comunque passare tutto il giorno a leggere le e-mail, ma avere un vantaggio potrebbe rendere le cose più facili, oltre a renderti consapevole di ciò che devi fare non appena entri in ufficio.
C'è un motivo per cui molte di queste persone super impegnate hanno così tanto successo e catturare un piccolo suggerimento per la produttività e-mail qui e là non fa mai male!
